Milla Halme
Tein kolmen kuukauden mittaisen työharjoitteluni ulkoasiainministeriön kehityspoliittisen viestinnän yksikössä kesällä 2007. Yksikkö on osa oli osa UM:n viestintä- ja kulttuuriosastoa, joka vastaa ulkoasiainministeriön sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Tähän kuuluu Suomen tunnetuksi tekemistä ulkomailla mm. tuottamalla erilaista esittelymateriaalia ja osallistumalla tapahtumiin sekä Suomen ulkopoliittisten, kaupallis-taloudellisten ja kehityspoliittisten tavoitteiden edistämisestä viestinnän ja kulttuurin keinoin
Ilmeisesti silloinen yksikköni on organisaatiomuutosten myllerryksessä yhdistetty johonkin toiseen, mutta harjoitteluni aikana kehityspoliittisen viestinnän yksikkö vastasi kaikista osaston tehtävistä kehityspolitiikan saralla. Tähän kuuluivat mm. kehityspolitiikkaa ja kehitysyhteistyötä sekä kehitys- ja globaalikysymyksiä koskeva media-, sidosryhmä- ja kansalaisviestintä ja siihen liittyvien kirjallisten, audiovisuaalisten ja sähköisten julkaisujen tuotanto. Yksikkö mm. laatii vuosittain Suomen Kehitysyhteistyö -vuosikertomuksen.
Yksikkö piti yllä global.finland.fi -verkkosivuja, jotka ovat keskittyneet Suomen kehitysyhteistyöstä, kehityspolitiikasta sekä kehitysmaista kertomiseen ja tiedottamiseen. Yksikkö vastasi myös tiedotustuen myöntämisestä suomalaisille ja kansainvälisille kansalaisjärjestöille kehitysyhteistyötiedotuksen alalla sekä järjesti erilaisia toimittajamatkoja ja apurahoja esim. dokumenttien yms. tekemiseen.
Harjoittelijan tehtävien kuvaus
Kolmen kuukauden harjoitteluni koostui kahdesta eri virasta. Ensimmäisen kuukauden ajan olin toimistosihteeri/kesäapulainen ja jälkimmäiset kaksi kuukautta korkeakouluharjoittelija. Yksikölläni ei nimittäin ollut budjetissa määrärahoja harjoittelijan palkan maksamiseen. Siksi jouduin käymään asiasta hieman kädenvääntöä. Jotta sain palkkaa myös kolmannen kuukauden, jota laitos ei tue, minut nimitettiin kesäapulaiseksi. Käytäntö ei ollut ministeriössä kovin tyypillinen ja jouduimme tekemään jonkin verran selvitystä esimerkiksi lomieni pitämisen kanssa.
Kävimme yksikön päällikön, Katri Kaarnialan, kanssa harjoitteluni alussa keskustelun, jossa sovittiin pääpiirteittäin tehtävät, joita hoitaisin harjoitteluni ajan. Yksikön sihteeri oli vuosilomalla ja sen jälkeen virkavapaalla, joten paljolti hoidin hänen tehtäviään. Lisäksi muut työntekijät olivat saaneet ehdottaa harjoittelijalle etukäteen tehtäviä. Näin vältettiin se, että koko harjoittelu kuluisi eräänlaisena juoksutyttönä toimiessa.
Sihteerin tuuraaminen oli lähinnä asiakaspalvelua ja neuvontaa sekä yksikkökokouksissa sihteerinä toimista (silloin harvoin, kun pöytäkirjaa pidettiin) . Julkisoikeuden opit tulivat tarpeeseen silloin, kun kyselyt koskivat erilaisten matka-apurahojen tai tiedotustukien määräaikoja ja hakemusten toimitustapoja. Luulen, että hallinnon ja valtion (unohtamatta kansainvälisiä järjestöjä) toiminnan tunteminen yleensä auttoi sopeutumaan nopeasti uuteen työympäristööni.
Muita tehtäviäni oli erilaisten juttujen kirjoittaminen global.finland.fi ja formin.fi -sivustoille, arviointipohjien tekeminen, tutkimuksen yhteenvedon kääntäminen, avustaminen tiedotustilaisuuksissa, tiedotuskampanjan toteuttaminen erilaisista kehitysyhteistyöstä palaavista henkilöistä (ns. Kesäkampanja) sekä media-analyysin tekeminen vuosien 1996 ja 2006 kehityspoliittisesta lehtikirjoittelusta. Viimeisin oli koko harjoitteluni loppuosan suurin ja haastavin tehtävä.
Mielestäni harjoitteluni oli äärimmäisen onnistunut. Olin hieman skeptinen mennessäni viestinnän yksikköön sikäli, että sen päätehtävä ei suoranaisesti liittynyt pääaineopintoihini. Yksikössä tunnuttiin kuitenkin tiedostavan, että kyseessä on hallinnon, ei viestinnän harjoittelija (toki ilman viestinnän kokemusta en varmaan sinne olisi päässyt). Yksikön päällikön tapa aloitus-, puoliväli- ja lähtökeskusteluista harjoittelijan kanssa, sai harjoitteluni tuntumaan ohjatuksi ja minun olevan mukana työyhteisössä.
Viestinnänyksikkö oli hyvä näköalapaikka kaikkeen ministeriössä tapahtuvaan kehityspoliittiseen toimintaan. Olin yhteydessä useaan eri yksikköön eri osastoissa, tärkeimpinä alueyksiköt ja kehityspoliittinen osasto, sekä lähetystöihin. Toisaalta kansalaisjärjestöt, yliopistot ja muut koulut olivat usein asiakaspalvelun kohteena.
Kun tehtävät oli sovittu etukäteen tiesin joka päivä tulevani oikeiden töiden ääreen ja toisaalta vaaraa taakan alle pakahtumisesta ei ollut. Työyhteisö oli joustava ilmapiiri mukavan rento. Ulkoministeriö järjesti kaikille uusille työntekijöille, ml. harjoittelijat, perehdytyskurssin, jossa käytännönasiat ja hallinto tulivat tutuiksi. Lisäksi osallistuin kaikille valtioneuvoston harjoittelijoille järjestettyyn tutustumistilaisuuteen VN:n viestintään.
Esimerkkejä kirjoittamistani teksteistä:
http://global.finland.fi/public/?contentid=99979&contentlan=1&culture=fi-FI
http://global.finland.fi/public/?contentid=99221&contentlan=1&culture=fi-FI
